電子定款認証に必要なもの

まずは発起人の電子証明書

定款を作って認証を公証人にお願いするのは，会社の「発起人」です。

電子認証では，発起人の方は，電子データに変換した定款にデジタル署名をすることになっています。

デジタル署名をするには，電子証明書がなくてはなりませんので，それをあらかじめ取得しておきましょう。電子認証に使える電子証明書は，あらかじめ決まっています。それに合ったものを準備します。

オンライン申請システム

次にシステムです。電子定款認証は，法務省オンライン申請システムを使ってやります。

このシステムを使えるPC環境を整えましょう。

1. インターネット・メールを利用できるPC環境
2. 法務省オンラインシステム（プログラム）を動かすためのOS・プログラムなど
3. 原始定款データをPDF形式に変換できるソフトのインストール
4. PDF形式に変換した定款（電子データ）にデジタル署名できる環境

以外に見落とされがちなのは，3.5インチFDドライブ（ハードウェア）です（・・なくても良いのですが）。電子認証が完了すると，公証人から電子認証済みの定款データをもらえます。物理的にはCD-ROMなどでも十分なのですが，受け取るのはせいぜい200KB程度のデータですから，FDのほうがお手軽なため利用されているようです。

定款（データ）など

認証を受ける定款（原始定款）は，ワードやエクセルなどで作って構いません。

問題は，その中身です。会社法などの法律に合っているか，作ろうとする会社にとって大切なことは抜けていないか，あらかじめよく検討して定款原稿を作りましょう。特に事業目的は，問題がありそうなものは法務局へ事前確認を済ませておきましょう。

発起人が多数いる場合や，行政書士などの専門家に任せるときには，委任状・印鑑証明書が必要です。印鑑証明書は公証役場に提出しますが，認証を受ける日の３か月前以内に発行されたものと決まっていますので注意しましょう。

手数料費用

電子認証では，システムが整っていれば，51,000円程度で認証を受けられます。

紙の定款（認証した定款と「同一の情報」）は，費用を払えば必要部数を交付してもらえますので，希望するときは少し余裕をもって準備しましょう（といっても，追加分は100円/通程度ですが・・）。

※銀行から保管証明を受けるときや，会社ができたあとの税務署への届出には，定款の写しが必要になります。認証を受けるときには紙の定款の交付を受けられますので，あとの手続きを考えて交付してもらいます

行政書士などに依頼するときに必要なもの

電子認証のシステムを自分で用意せずに，行政書士などの専門家に任せるときは，

1. 定款（のデータ）あるいは定款の必要事項
2. 発起人全員の実印・印鑑証明書（１通）
3. 手数料・費用

これだけの準備でOKです。

定款のデータは，あらかじめ依頼する人が完璧に準備する場合と，専門家のほうで作ってくれる場合とがあるようです。事務所によって取扱・費用が違うようですので，あらかじめ確認しておいた方がよいでしょう。

なお，実際はこのほかに，発起人全員から行政書士などへの委任状も必要です。

指定した形で発起人に作ってもらう・専門家の方で準備する，など，事務所によって手順などは異なるようですが，1枚モノの一般的な委任状とは様式が違いますので，専門家の方で準備することが多いようです。この点も，依頼先に要確認，です。